Dernek Defterlerinin Kaybedilmesi

Dernek Defterlerinin Kaybedilmesi

Dernek defterlerinin kaybedilmesi halinde öğrenme tarihinden itibaren 15 günlük süre içerisinde mahkemeden zayi belgesi alınmalıdır. Türkiye genelinde dernek defterlerinin kaybetmeniz halinde hukuki destek almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Zayi belgesinin alınması için dava açılması gerekir. Sulh hukuk mahkemelerinden dava açarak alınacak zayi kararı ile yeni defterler tasdik ettirilmelidir.

Dernek defterlerinin kaybedilmesinin cezası 3 aydan 1 yıla kadar hapistir. Ceza almamak ve hukuki süreci hızlı şekilde tamamlamak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Dernek Defterlerini Kaybettim Ne Yapmalıyım?

Dernek defterlerini kaybettiyseniz öğrenme tarihinden itibaren 15 gün içinde dava açarak zayi kararı almanız gerekmektedir.

Dernek Defterleri Okunmaz Halde Ne Yapmalıyım?

Dernek defterlerinin okunmaz hale gelecek şekilde tahrif olma durumunda mahkemeye başvurulması gerekir. Mahkemeden alınacak kararla yeni defterler tasdik ettirilmelidir.

Dernek Defterlerini Kaybetmenin Cezası Nedir?

Dernek defterlerinin kaybolması halinde sorumlulara 3 aydan 1 yıla kadar hapis cezası verilir. Bu cezadan kurtulmak için dernek defterlerinin kaybolduğunun fark edilmesinin ardından 15 gün içinde mahkemeden karar alınması gerekir.

Zayi Kararı Aldıktan Sonra Ne Yapmalıyım

Mahkemeden zayi kararı alındıktan sonra yeni defterler İl Sivil Toplumla ilişkiler Müdürlüğüne veya Notere tasdik ettirilir.

Zorunlu Defterler ve Mevzuat

Karar defteri, Üye kayıt defteri, Evrak kayıt defteri, İşletme hesabı defteri gibi defterler derneklerde olması gerekir.

5253 sayılı Dernekler Kanunu 11. Maddesinde:

 “Dernekler tarafından tutulacak defter ve kayıtlar ile ilgili usul ve esaslar yönetmelikte düzenlenir. Bu defterlerin dernekler biriminden ya da noterden onaylı olması zorunludur.”

Hükmüne göre derneklere ait defter ve kayıtların usulüne göre tutulması zorunludur.

Dernekler Yönetmeliği 32. maddesinde,

Dernekler aşağıda yazılı defterleri tutarlar.

a) İşletme hesabı esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:

1) Karar Defteri: Yönetim Kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır.

2) Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.

3) Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evraklar çıktısı alınmak suretiyle saklanır.

4) İşletme Hesabı Defteri: Dernek adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir.

b) Bilanço esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:

1) (a) bendinin 1 inci, 2 nci, 3 üncü alt bentlerinde kayıtlı defterleri bilanço esasında defter tutan dernekler de tutarlar.

2) Yevmiye Defteri ve Büyük Defter: Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile bu Kanunun Hazine ve Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılır.

Yukarıda sayılan defterlerden yevmiye defteri, büyük defter ve tutulması durumunda envanter defteri bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak şartı ile elektronik ortamda tutulmalarına ilişkin Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığınca çıkarılan tebliğlerde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde, diğer defterler ise Bakanlıkça oluşturulan veya izin verilen yazılımlar kullanılarak elektronik ortamda da tutulabilir.

5253 Sayılı Dernekler Kanunu

https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=5253&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5

Dernekler Yönetmeliği

https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=8038&MevzuatTur=7&MevzuatTertip=5

Zayi Belgesi Alma Süreci

  • Defterin kaybolduğunu veya okunamaz hâle geldiğini öğrenme tarihinden itibaren 15 gün içinde, derneğin yerleşim yeri mahkemesine (sulh hukuk mahkemesi) başvurulmalıdır.
  • Başvuru sırasında kaybolan defterin hangi defter olduğu, nasıl kaybolduğu/hasar gördüğü, öğrenme tarihi ve dernek bilgileri net şekilde yer almalıdır.
  • Mahkeme, zayi belgesi kararı verir ve bu belgeyle birlikte yeni bir defter alınarak ilgili tasdik işlemleri yapılmalıdır.

Defterlerin Kaybolması veya Elde Olmayan Sebeple Okunamaz Hâle Gelmesi

Derneğe ait zorunlu defterlerden biri ya da birkaçının kaybolması durumunda veya “elde olmayan bir nedenle” okunamaz hâle gelmesi halinde, dernek yönetimi belirli adımları izlemesi gerekir. Bu konuda en önemli adım: zayi belgesi almak. Çünkü 5253 sayılı Kanun’un 32/k bendi uyarınca:

“Tutulması zorunlu olan defter ve belgelerin, gerekli dikkat ve özen gösterilmiş olması şartıyla elde olmayan bir nedenle okunamayacak hâle gelmesi veya kaybolması hâlinde, öğrenme tarihinden itibaren onbeş gün içinde dernek merkezinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesine zayi belgesi almak için başvurmayan veya bu belgeyi denetim sırasında ibraz edemeyenler üç aya kadar hapis veya adlî para cezası ile cezalandırılır.”

Pratik Öneriler

  • Defterlerinizin kayıtlarını düzenli olarak kontrol edin, sayfa sıra numaraları, imzalar, tasdik tarihleri eksiksiz olması gerekir.
  • Fiziksel defterlerin yanında dijital yedekleme sistemi oluşturmayı düşünün; hasar veya kayıp durumlarını önleyecektir.
  • Yönetim kurulu toplantılarında defterlerin durumunu gündem maddesi yapın ve “defterler güncel ve eksiksizdir” gibi kayıtlar düşmek fayda sağlar.
  • Kayıp, çalıntı veya hasar söz konusu olduğunda zaman geçirmeden zayi belgesi için başvuru yapın.

Diğer yazılarımızı okuyabilirsiniz: